Aumentar a produtividade e ser organizado. Essas são metas muito almejadas, seja no âmbito pessoal ou profissional. O método pomodoro é uma excelente técnica para administrar o tempo e conseguir realizar todas as tarefas. Mas, como usar o método pomodoro?
Entender o conceito do método pomodoro, como implementá-los nas suas atividades, seus benefícios e a importância desta técnica é o modo conseguir um bom aproveitamento de tempo e ótimos ganhos.
Por que é essencial prestar atenção no tempo?
A forma de administrar o tempo mudou nos últimos tempos e as formas de avaliar o trabalho também.
Antes, a presença de toda a equipe no ambiente laboral era fundamental para o desenvolvimento das atividades, mas nos últimos anos, o trabalho remoto agregou mais foco para as entregas das tarefas.
Isso significa que há muitas empresas que estão abrindo mão de um controle extremamente rígido de tempo, do famoso “relógio-ponto” e horários de intervalos para assim permitir que os colaboradores decidam qual a melhor hora para trabalhar.
Ao ter o controle do tempo, os colaboradores podem se perder devido às diversas tarefas que precisam ser executadas. Estamos acostumados a ter limites e quando nos deparamos com a liberdade, algumas pessoas podem se sentir desorientadas.
Diariamente, surgem técnicas de gestão de tempo que podem ser implementadas dentro e fora do ambiente de trabalho em escritórios de arquitetura.
Um método interessante para trabalhar, estudar e realizar diversas tarefas com eficiência é o método pomodoro.
O que é o método pomodoro?
Basicamente, o método pomodoro é uma técnica de gerenciamento do tempo. Criado pelo italiano Francesco Cirillo, a metodologia consiste em separar 25 minutos para realizar tarefas.
A técnica tem algumas regras que foram aprimoradas com o decorrer do tempo para ajudar as pessoas a ter mais foco durante a execução das atividades.
Cirillo teve a ideia durante os seus primeiros anos na universidade, passou a controlar melhor o tempo, utilizando um timer com um formato de tomate, daí surgiu o nome “pomodoro” que significa tomate em italiano.
Assim, o timer girava durante 25 minutos, emitindo um sinal sonoro ao fim do prazo. Durante este tempo, Cirillo conseguia executar suas tarefas e se concentrar sem interrupções.
Ao perceber que os resultados foram bem satisfatórios, começou a divulgar a técnica, em meados dos anos 1990.
Atualmente, existem diversos sites e aplicativos que ajudam a aplicar o método de forma simples e prática para usuários e empresas, como em empresas de manutenção de elevadores ou outros segmentos.
Como utilizar o método pomodoro?
O método se baseia na ideia de fazer uma divisão do fluxo de trabalho em blocos para ajudar na concentração intensa. Isso contribui para melhorar a agilidade do cérebro, além de estimular o foco.
Ao melhorar a gestão de tempo, as pessoas tendem a realizar suas tarefas, agregando mais eficiência aos processos, seja o trabalho de gestão de condomínios ou em atividades diárias como organizar a casa.
O primeiro passo é criar uma lista de tarefas que precisam ser executadas no dia. Após definir o que será feito, você pode dividir o tempo em períodos de 25 minutos, estes que são considerados o coração da técnica pomodoro.
É neste tempo de 25 minutos que você pode trabalhar ininterruptamente e com muita concentração. Quando o tempo dos 25 minutos chega ao fim, você pode anotar o progresso das tarefas.
A cada 25 minutos, você pode fazer uma pausa de 5 minutos para descansar. Neste tempo, aproveite para fazer algo que não esteja diretamente relacionado à tarefa, por exemplo, ligar para um cliente, tomar um café, ir ao banheiro, entre outros.
A cada quatro ciclos realizados, é possível fazer pausas mais longas (de 15 a 30 minutos) para descansar. Os intervalos no método pomodoro são muito importantes para oxigenar o seu cérebro e aumentar a agilidade mental.
Um ponto importante é que as medidas de tempo para o descanso são apenas as sugeridas no método clássico, ou seja, nada impede que você reorganize a questão do tempo de descanso conforme suas necessidades.
É necessário, portanto, se manter em absoluto foco durante o tempo estabelecido, muitas vezes pode acontecer distrações com barulhos ou pesquisas na internet, como desinfetantes hospitalares, ou outros assuntos, que não são prioridade naquele momento.
Como funciona o método pomodoro passo a passo?
Conhecer o passo a passo da técnica pode ajudar as pessoas a entender melhor e até colocá-la em prática com mais facilidade.
É muito importante anotar todas as tarefas que precisam ser feitas, seja num caderno, algum aplicativo ou bloco de notas.
O segundo passo consiste em colocar o tempo de duração. Algumas podem demorar mais do que outras, mas o importante é organizar bem esta etapa.
Após isso, é possível começar a trabalhar, começando pelas tarefas que preferir. O interessante é dar prioridade às atividades mais urgentes.
Essa é uma dica válida tanto para uma assessoria contabilidade quanto para organização de estudos, por exemplo.
É importante fazer ciclos de 25 minutos e a cada encerramento do tempo, você pode ir anotando o progresso das tarefas e as que foram finalizadas.
Para as pessoas que utilizam o pomodoro para estudos, por exemplo, podem aproveitar os dois últimos ciclos de 25 minutos para fazer revisões.
Vantagens do método pomodoro
Um detalhe interessante do método pomodoro é a capacidade de ser adaptável. Isso permite que você o utilize para praticamente todas as atividades, de estudo até de trabalho.
O tempo de 25 minutos é considerado ideal para manter o foco em uma única coisa, ou seja, as pessoas tendem a se concentrar mais e a ficarem menos cansadas, além de poder intercalar as tarefas que precisam ser feitas.
Os objetivos do método pomodoro estão diretamente relacionados ao aumento do foco, concentração nas atividades e principalmente diminuição da ansiedade. Outro ponto positivo é a redução das distrações.
Com as anotações, você pode não só se organizar melhor, mas estabelecer metas para um período e até para o dia. Este processo ajuda no acompanhamento dos resultados e assim entender o quanto você avançou ou não.
Após alguns dias utilizando o método pomodoro, você poderá notar ganhos como: entender o que te distrai ou não facilmente, quais são as principais interrupções, quanto tempo é necessário para realizar as tarefas.
O método pode ser utilizado em diversas tarefas, por exemplo, para longos períodos de estudo, atividades que precisam ser executadas em um único dia, projetos como decoração apartamento, tarefas domésticas, entre outras.
Basicamente as vantagens do método pomodoro podem ser definidas em:
- Torna o seu tempo mais valioso;
- Aumenta o domínio sobre a capacidade de produção;
- Melhora e potencializa a produtividade;
- Diminui o cansaço físico e mental;
- Ajuda no planejamento de trabalhos e tarefas;
- Permite lidar melhor com a procrastinação;
- Torna as atividades mais focadas;
- Promove momentos de descanso durante a execução das tarefas;
- Possibilita resultados notáveis.
Como melhorar a produtividade através do gerenciamento do tempo?
Para descobrir se você está fazendo um bom gerenciamento é necessário realizar algumas reflexões como:
Você trabalha bem com relação à corrida contra o relógio? Você sabe as principais causas que atrapalham o seu trabalho? Você trabalha e estuda até ficar muito cansado ou faz várias pausas?
Estes e outros questionamentos são muito importantes para se conhecer melhor o seu próprio ritmo de trabalho, além de se organizar melhor.
Cada pessoa tem um ritmo diferente e só ela mesma pode determinar por meio de testes e observações, o que pode melhorar a sua produtividade e assim criar um ritmo mais adequado para a execução das atividades.
Esta é uma dica que vale para o âmbito pessoal e na parte empresarial, algo que pode ajudar, por exemplo, nos serviços de contabilidade preços.
Para as empresas, o método pomodoro pode ser implementado na rotina de modo simples e prático. Os líderes e gestores podem listar todas as atividades que precisam ser feitas por eles mesmo e as que devem ser executadas pelos colaboradores.
Essas atividades podem ser desde enviar um e-mail até mesmo um controle tecnológico de concreto.
Conclusão
Independentemente de ser tarefas pequenas ou grandes projetos, utilizar a técnica pomodoro é uma ótima maneira de conseguir trabalhar de modo organizado e ter bons resultados.
Após listar as atividades, o profissional pode listar a quantidade de pomodoros necessários para realizar o trabalho e caso necessário, pode utilizar a tecnologia a seu favor nos processos.
Portanto, o método pomodoro é uma técnica que permite compreender melhor a maneira como lidamos com o tempo, ajuda a se organizar e tornar a rotina mais simples, prática e eficiente, permitindo que você realize todas as atividades que precisa.
Esse texto foi originalmente desenvolvido pela equipe do blog Business Connection, onde você pode encontrar centenas de conteúdos informativos sobre diversos segmentos.