Os desafios na gestão de processos costumam aparecer logo no início da implementação de uma ferramenta BPMS ou de práticas de gerenciamento. Isso porque, a realização de tarefas otimizadas abrange diferentes profissionais, processos de negócios, ferramentas e recursos.
Além disso, no contexto empresarial, é bastante comum que a busca pelo produto ou serviço que tenha foco no cliente seja um caminho com ideais, opiniões e conceitos divergentes. Mas neste caso, como superar os desafios na gestão de processos e garantir qualidade corporativa? Continue o conteúdo conosco e saiba mais sobre o assunto!
- 7 principais desafios na gestão de processos e o que fazer para implementá-los com sucesso
- 1 | Falta de informação sobre o processo
- 2 | Orçamento impreciso é um grande desafio na gestão de processos
- 3 | Falta de planejamento
- 4 | Obsolescência como desafio na gestão de processos
- 5 | Insegurança nos acessos
- 6 | Falta de monitoramento e análise contínua
- 7 | Resistência à mudança
- Conclusão
7 principais desafios na gestão de processos e o que fazer para implementá-los com sucesso
Seja em empresas voltadas para a área de tecnologia, administrativa ou serviços, as questões que envolvem os desafios na gestão de processos costumam ser as mesmas. Entretanto, ainda que conhecer de modo personalizado os gargalos e falhas torna-se fator essencial, há modos de superar estes problemas que são plurais. Conheça a seguir os principais deles.
1 | Falta de informação sobre o processo
Sempre que uma empresa pensa em implementar uma ferramenta ou novo processo de gestão, a principal dúvida que deve ser respondida é: todos os envolvidos entendem o que será feito? Afinal, não é incomum que haja ausência de dados precisos que permitam a implementação de modo ágil e efetivo.
Para isso, é primordial que haja relatórios funcionais, treinamentos e, principalmente, o compartilhamento de ações e prazos que deverão ser de ciência de todos os colaboradores.
2 | Orçamento impreciso é um grande desafio na gestão de processos
A meta de qualquer empresa com perspectiva de crescimento é entregar as melhores soluções para os consumidores finais. Contudo, para que haja continuidade nas tarefas e entrega compatível com a expectativa, o orçamento deve estar disponível de acordo com o planejamento.
No caso da questão financeira em relação à implementação de uma gestão de processos eficiente, funciona da mesma forma. Antes de começar a aplicá-lo, é essencial que haja recursos para que a mudança aconteça de modo gradual e sem pausas que atrapalhem a produção.
Sendo assim, toda empresa deve ter um orçamento com previsibilidade e caixa extra para eventuais problemas.
3 | Falta de planejamento
É fundamental que os processos estejam alinhados com as estratégias e objetivos organizacionais. Para superar esse desafio, é necessário estabelecer uma comunicação clara e regular entre os responsáveis pela gestão de processos e a alta administração.Isso ajuda a garantir que os processos sejam projetados e ajustados de acordo com as metas e diretrizes estabelecidas.
Porém, tudo se inicia no planejamento, que deve ter uma estratégia fundamentada, possível de ser executada e, principalmente, objetiva.
4 | Obsolescência como desafio na gestão de processos
A obsolescência se refere à condição ou estado de algo que pode se tornar ultrapassado ou sem relevância. Por isso, ao pensar nos desafios na gestão de processos, toda empresa deve considerar se os recursos ou ferramentas aplicáveis possuem funcionalidade pelo tempo necessário.
De modo geral, também existem mecanismos ou processos com vida útil curta, que devem ser considerados antes de se tornarem o foco principal de uso corporativo. Por outro lado, é preciso ponderar que, ao se tratar de tecnologia, há situações em que mesmo com um prazo curto de expiração, certas condições de aplicabilidade são pontuais e se tornam necessárias, mesmo que em breve se tornem obsoletas.
5 | Insegurança nos acessos
Na era da informação virtual, há riscos como malwares, vírus e outras situações de fraudes digitais que devem sempre estar no radar de uma empresa. Afinal, entre os desafios da gestão de processos estão a capacidade de garantir a troca de informações com segurança e confiabilidade.
Por isso, toda empresa deve ser capaz de lidar com questões pertinentes à segurança de acessos, ter backup de dados em mais de um local e, principalmente, estar antenada às principais formas de combate online contra ameaças.
6 | Falta de monitoramento e análise contínua
A gestão de processos requer monitoramento e análise contínua para identificar problemas, medir o desempenho e realizar ajustes necessários. Para superar esse desafio, é importante estabelecer indicadores-chave de desempenho (KPIs) relevantes para cada processo e implementar um sistema de monitoramento regular.
Além disso, é essencial envolver as equipes responsáveis pelo processo na análise dos resultados e na busca por soluções de melhoria.
7 | Resistência à mudança
Por fim, um dos maiores desafios na gestão de processos é a resistência das pessoas em adotar novas práticas e mudar suas formas de trabalho. Para superar esse desafio, é importante envolver-se e comunicar-se de maneira eficaz com as partes interessadas, demonstrando os benefícios da mudança e fornecendo treinamento adequado.
Além disso, incentivar a participação ativa das equipes na identificação e solução de problemas ajuda a promover um senso de propriedade e engajamento.
Conclusão
Após conhecer os principais desafios na gestão de processos, fica o alerta para toda empresa sobre a essencialidade dos gestores para se manterem atentos aos sinais que evidenciam erros no escopo. Por se tratar de uma área de alta complexidade, a implementação de recursos e ferramentas exige uma análise criteriosa e estratégica.
Entretanto, quando bem-sucedida, ela é o ponto de partida para que qualquer ambiente corporativo cresça de modo a gerar maior lucro e produtividade.